📋 문서 유형 및 승계
문서함의 문서는 두 가지 유형으로 구분됩니다. 리드에서 기회로 전환 시 모든 문서가 승계됩니다.
1. 문서 유형
1.1 두 가지 문서 유형
| 유형 | 설명 | 저장 위치 |
|---|---|---|
| 레거시 문서 | Web-to-Lead 시 외부 URL로 등록된 문서 | 레거시 시스템 |
| 자체 스토리지 문서 | CRM에서 직접 업로드하거나 생성한 문서 | CRM 스토리지 |
1.2 레거시 문서
레거시 문서는 Web-to-Lead 수집 시 외부 시스템에서 생성된 파일 URL로 등록됩니다.
- 웹투리드로 문의가 수집됩니다
- 첨부 파일이 등록됩니다
- 파일 URL이 생성됩니다
- CRM 문서함에 자동으로 연결됩니다
특징
- 파일이 CRM 외부 레거시 시스템에 저장됨
- URL 링크로 접근
- Web-to-Lead 인입 시 자동 등록
1.3 자체 스토리지 문서
자체 스토리지 문서는 CRM 내에서 직접 관리되는 문서입니다.
| 생성 방식 | 설명 |
|---|---|
| 직접 업로드 | 문서함에서 파일 업로드 |
| 견적서 바로가기 | 견적을 만들면 문서함에 그 견적으로 가는 행이 자동으로 생깁니다 |
⚠️ 견적서 행은 파일이 아닙니다. 견적으로 가는 바로가기이고, PDF 가 저장된 것이 아닙니다. 목록에서 이름이 견적번호.pdf 로 보이지만 그 이름의 파일은 없습니다.
PDF 가 필요하시면 견적 편집기의 인쇄 뷰에서 직접 저장해 첨부하세요 → PDF 생성 및 발송
견적과 고객사의 연결이 끊기면 그 행도 함께 사라집니다. 견적을 다른 회사로 옮긴 뒤에도 옛 회사 문서함에 남아 엉뚱한 곳에 붙어 보이는 일을 막기 위해서입니다.
2. 리드 → 기회 문서 승계
2.1 승계 범위
리드에서 기회로 전환 시 모든 문서가 문서함으로 승계됩니다.
리드를 기회로 전환하면 리드의 첨부파일이 기회 문서함으로 옮겨지고, 각 파일에 출처 배지가 붙습니다.
| 전환 후 기회 문서함 | 출처 배지 |
|---|---|
| 리드에서 올린 파일들 | [리드] |
| 기회에서 만든 견적서 PDF | [기회] |
출처 배지 덕분에 어느 단계에서 들어온 문서인지 한눈에 구분됩니다.
2.2 승계 표시
고객사 자료함에서는 출처 배지로 리드/기회를 구분합니다.
| 배지 | 의미 |
|---|---|
| [리드] | 리드에서 승계된 문서 (주황색) |
| [기회] | 기회에서 생성/업로드된 문서 (파란색) |
3. 견적서 자동 등록
3.1 자동 생성
견적서를 생성하면 문서함에 PDF가 자동 등록됩니다.
- 견적서를 작성하고 저장합니다
- 견적서 PDF가 자동으로 생성됩니다
- 문서함에 자동 등록됩니다 (분류: 견적서)
3.2 견적서 파일명
견적서는 자동으로 파일명이 생성됩니다.
EST-YYYYMMDD-NNN.pdf
예시:
EST-20260103-004.pdf
EST-20251231-002.pdf
EST-20251229-00002.pdf3.3 견적서 아이콘
견적서 파일은 특별 아이콘(🏷️)으로 표시됩니다.
| 파일 | 출처 | 크기 | 등록자 | 등록일 |
|---|---|---|---|---|
| 🏷️ EST-20260103-004.pdf | 기회 | - | 알 수 없음 | 2026.01.03 |
자동 생성분이라 등록자가 비어 있습니다.
4. 자주 묻는 질문
Q. 레거시 문서와 자체 스토리지 문서의 차이점은?
A. 레거시 문서는 외부 시스템에 저장되어 URL로 접근하고, 자체 스토리지 문서는 CRM 내부에 저장됩니다.
Q. 리드의 첨부파일이 기회로 자동 승계되나요?
A. 네, 리드→기회 전환 시 모든 첨부파일이 기회 문서함으로 자동 승계됩니다.
Q. 견적서를 수정하면 문서함에도 반영되나요?
A. 견적서를 새로 생성할 때마다 별도 파일로 문서함에 추가됩니다. 기존 파일은 그대로 유지됩니다.
Q. 레거시 문서를 삭제하면 원본도 삭제되나요?
A. 아니요, CRM에서 연결만 해제됩니다. 레거시 시스템의 원본 파일은 유지됩니다.