📨 리드 수신 메일 설정
홈페이지의 도입 문의 폼으로 새 문의가 접수되면, 지정한 담당자들에게 곧바로 알림 메일이 발송됩니다. 이 화면에서는 그 알림을 받을 수신자 목록(이메일 주소) 을 등록·관리합니다. 사내 담당자는 이름으로 검색해 추가하고, 외부 협력사·대행 담당자는 이메일을 직접 입력해 추가할 수 있습니다. 한 번 등록해 두면, 이후 모든 신규 문의가 자동으로 같은 목록에 알려집니다.
💡 진입 경로: CRM 우측 상단 프로필 메뉴 > 리드 수신 메일 설정. 이 메뉴는 관리자(슈퍼관리자) 또는 팀장 권한에게만 보입니다.
이 문서에서 다루는 내용
- 리드 수신 메일이란 - 전체 동작 흐름
- 설정 화면 열기와 접근 권한
- 설정 화면 구성 한눈에 보기
- 수신자 추가 - 사내 담당자 검색
- 수신자 추가 - 외부 이메일 직접 입력
- 수신자 삭제와 목록 관리 규칙
- 등록 한도와 입력 검증 규칙
- 저장과 즉시 적용
- 접수되면 발송되는 알림 메일의 구성
- 알림이 발송되는 시점과 동작 방식
- 자주 묻는 질문 & 문제 해결
- 운영 팁
1. 리드 수신 메일이란: 전체 동작 흐름
홈페이지 도입 문의 폼(Web-to-Lead)으로 들어온 문의는 CRM에 새 리드로 자동 등록됩니다. 이때 등록과 동시에, 여기서 지정한 수신자들에게 "신규 리드가 도착했습니다" 알림 메일이 발송됩니다. 영업 담당자가 CRM을 열어보고 있지 않아도 메일함으로 즉시 알 수 있어, 초기 응대 속도를 높이는 장치입니다.
| 단계 | 내용 |
|---|---|
| ① 방문자 문의 | 홈페이지 문의 폼 제출 |
| ② 리드 자동 등록 | 고객사·담당자·리드가 CRM에 생성 (상태: 신규) |
| ③ 알림 발송 | 이 화면에서 설정한 수신자에게 알림 메일 발송 |
| ④ 영업 응대 | 메일을 받은 담당자가 리드를 확인하고 연락 |
| 단계 | 무슨 일이 일어나나 |
|---|---|
| 문의 제출 | 방문자가 홈페이지 도입 문의 폼을 작성·제출 |
| 리드 등록 | 회사·담당자 정보와 함께 신규 리드가 CRM에 자동 생성 |
| 알림 발송 | 이 화면에서 등록한 수신자 전원에게 알림 메일 발송 |
| 응대 | 담당자가 메일 내용을 보고 리드에 빠르게 착수 |
💡 이 화면은 "누가 알림을 받을지"만 정합니다. 문의 폼 자체나 리드 등록 규칙을 바꾸는 화면이 아닙니다.
2. 설정 화면 열기와 접근 권한
2.1 화면 열기
- CRM 화면 우측 상단의 프로필(이름) 영역을 클릭해 메뉴를 엽니다.
- 메뉴에서 리드 수신 메일 설정을 선택합니다.
- 설정 창(모달)이 열리며, 현재 저장된 수신자 목록이 표시됩니다.
2.2 접근 권한
이 설정은 조직의 알림 흐름을 좌우하므로, 변경(저장)은 권한이 제한됩니다.
| 권한 | 메뉴 노출(진입 경로) | 목록 저장(변경) |
|---|---|---|
| 슈퍼관리자 | O | O |
| 팀장 | O | O |
| 일반 영업 담당자 | X (메뉴 없음) | X (저장 거부) |
⚠️ 일반 담당자에게는 프로필 메뉴에 이 항목 자체가 보이지 않으므로 화면으로 진입할 경로가 없습니다. 또한 저장(변경)은 슈퍼관리자·팀장만 가능하며, 권한 없이 저장을 시도하면 서버가 "권한이 없습니다" 응답으로 거부합니다. 수신자 변경이 필요하면 관리자 또는 팀장에게 요청하세요.
3. 설정 화면 구성 한눈에 보기
설정 창은 상단 안내문, 가운데 입력·태그 영역, 하단 저장/취소 버튼으로 구성됩니다.
| 영역 | 역할 |
|---|---|
| 안내문 | 이 목록이 "문의 접수 시 알림 수신자"임을 설명 |
| 태그(칩) | 현재 등록된 수신자. 각 항목 옆 × 로 삭제 |
| 입력창 | 이름·이메일을 입력해 검색하거나 직접 입력 |
| 검색 드롭다운 | 입력과 일치하는 사내 담당자 후보 표시 |
| 저장 / 취소 | 변경 확정 / 변경 취소 후 닫기 |
4. 수신자 추가: 사내 담당자 검색
CRM에 등록된 사내 사용자(영업 담당자 등) 는 이름이나 이메일 일부만 입력하면 자동완성으로 찾을 수 있습니다.
4.1 검색해서 추가하기
- 입력창에 담당자 이름 또는 이메일의 일부를 입력합니다(한 글자만 입력해도 검색이 시작됩니다).
- 아래 드롭다운에 일치하는 사용자 후보가 표시됩니다. 각 후보에는 이름과 이메일이 함께 나옵니다.
- 원하는 사용자를 클릭하면 이메일이 태그로 추가됩니다.
이름 일부를 입력하면 사내 담당자가 드롭다운에 나열됩니다. 항목을 클릭하면 수신자 태그로 추가됩니다.
4.2 키보드로 빠르게 선택하기
마우스 없이도 키보드만으로 후보를 고를 수 있습니다.
| 키 | 동작 |
|---|---|
| ↓ (아래) | 다음 후보로 이동 |
| ↑ (위) | 이전 후보로 이동 |
| Enter | 선택된 후보(또는 입력값)를 추가 |
| Esc | 드롭다운 닫기 |
| Backspace(입력창이 빈 상태) | 마지막에 추가한 태그 1개 제거 |
💡 이미 목록에 추가된 사람은 검색 결과에서 자동으로 빠집니다. 같은 사람을 중복으로 고르는 실수를 막아 줍니다.
5. 수신자 추가: 외부 이메일 직접 입력
사내 사용자가 아닌 외부 협력사·대행 담당자·공용 메일함 등은 이메일 주소를 직접 입력해 추가합니다.
5.1 직접 입력 절차
- 입력창에 받을 이메일 주소 전체를 입력합니다(예: `sales@example.com`).
- 검색 결과가 없으면 드롭다운에 "검색 결과가 없습니다. Enter를 눌러 직접 입력하세요." 안내가 표시됩니다.
- Enter 키를 누르면 입력한 이메일이 태그로 추가됩니다.
검색 결과가 없으면 드롭다운에 "검색 결과가 없습니다. Enter를 눌러 직접 입력하세요." 가 표시됩니다. Enter를 누르면 입력한 주소가 그대로 수신자 태그로 추가됩니다.
5.2 입력값 정리 규칙
직접 입력한 값은 추가될 때 자동으로 정리됩니다.
| 처리 | 설명 |
|---|---|
| 공백 제거 | 앞뒤 공백은 자동으로 잘립니다 |
| 소문자 변환 | 대문자를 입력해도 소문자로 저장됩니다 |
| 형식 검사 | 이메일 형식이 아니면 추가되지 않고 안내가 표시됩니다 |
| 중복 검사 | 이미 있는 주소면 추가되지 않습니다 |
💡 공용 메일함(예: `crm@회사.example`)을 넣어 두면 담당자 인사이동이 있어도 알림이 끊기지 않습니다.
6. 수신자 삭제와 목록 관리 규칙
6.1 개별 삭제
각 태그 오른쪽의 × 버튼을 클릭하면 해당 수신자가 목록에서 제거됩니다.
6.2 마지막 항목 빠른 삭제
입력창이 비어 있는 상태에서 Backspace를 누르면 가장 최근에 추가한 태그가 하나 제거됩니다. 방금 잘못 추가한 항목을 되돌릴 때 편리합니다.
⚠️ 화면에서 태그를 지우거나 추가한 것은 아직 임시 상태입니다. 반드시 저장을 눌러야 실제로 반영됩니다. 저장하지 않고 창을 닫으면 변경은 사라집니다.
7. 등록 한도와 입력 검증 규칙
수신자 목록에는 한도와 검증 규칙이 적용됩니다.
| 항목 | 규칙 | 초과/위반 시 |
|---|---|---|
| 최대 인원 | 최대 20개까지 등록 | "최대 20개까지 등록 가능합니다" 안내 후 추가 차단 |
| 이메일 형식 | 올바른 이메일 형식이어야 함 | "올바른 이메일 형식이 아닙니다" 안내 후 추가 차단 |
| 중복 | 같은 주소 중복 불가 | "이미 등록된 이메일입니다" 안내 |
| 빈 값 | 빈 입력은 무시 | 아무 일도 일어나지 않음 |
💡 20개는 넉넉한 한도입니다. 실무에서는 핵심 응대자 2~5명 정도로 좁게 유지하는 편이 알림 피로를 줄이고 책임 소재를 분명히 합니다.
8. 저장과 즉시 적용
- 수신자 추가·삭제를 마치면 저장 버튼을 클릭합니다.
- 저장 중에는 버튼이 "저장 중..." 으로 표시됩니다.
- 저장이 끝나면 "리드 수신 메일 목록이 저장되었습니다." 안내가 나타나고 창이 닫힙니다.
[저장] 을 누르면 저장 중 표시 후 "저장 완료" 안내와 함께 창이 닫힙니다. 권한이 없거나 오류가 나면 "저장 실패" 안내가 뜨고 창은 열린 상태로 유지되어 다시 시도할 수 있습니다.
| 결과 | 표시 | 의미 |
|---|---|---|
| 성공 | 저장 완료 안내 | 새 목록이 즉시 적용됨 |
| 실패 | 저장 실패 안내 | 권한이 없거나 일시적 오류 - 변경은 반영되지 않음 |
저장된 목록은 이후 접수되는 문의부터 즉시 적용됩니다. 별도 재시작이나 동기화 과정은 필요 없습니다.
⚠️ 취소 또는 창 닫기로 빠져나오면 그동안의 추가·삭제는 저장되지 않습니다. 변경을 유지하려면 반드시 저장하세요.
9. 접수되면 발송되는 알림 메일의 구성
새 문의가 접수되면 등록된 수신자 전원에게 동일한 알림 메일이 발송됩니다.
9.1 메일 제목과 헤더
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 보낸사람 | sufly 알림 발신 주소(noreply 형태) |
| 제목 | [내부 알림] 신규 CRM 도입 문의 - {회사명} |
| 헤더 문구 | "⚡ 신규 리드가 도착했습니다." |
9.2 메일 본문에 담기는 문의 정보
방문자가 문의 폼에서 입력한 내용이 항목별로 한 줄씩 정리되어 담깁니다. 실제 메일에서의 표시 순서는 다음과 같습니다.
| 순서 | 항목 | 설명 |
|---|---|---|
| 1 | 회사명 | 문의한 고객사 이름 |
| 2 | 연락처 | 회신용 전화번호 |
| 3 | 관심제품 | 문의에서 선택한 제품(복수 가능, 배지로 표시) |
| 4 | 업종 | 고객사 업종 |
| 5 | 현재 도구 | 현재 쓰고 있는 도구 |
| 6 | 담당자 | 문의한 담당자 이름 |
| 7 | 이메일 | 회신용 이메일 |
| 8 | 회사규모 | 임직원 규모 구간 |
| 9 | 도입시기 | 희망 도입 시점 |
| - | 💬 문의내용 | 자유 입력 메시지(본문 하단에 별도 영역으로 표시) |
| 메일 구성 | 내용 |
|---|---|
| 제목 | [내부 알림] 문의 제목 - 회사명 |
| 본문 머리 | "⚡ 신규 리드가 도착했습니다" |
| 본문 표 | 회사명 · 연락처 · 관심제품 · 문의 내용 |
| 버튼 | CRM의 해당 리드로 바로 이동 |
연락처 등 개인정보는 메일 본문에서 일부 마스킹되어 표시됩니다.
9.3 메일 하단의 바로가기 버튼
본문 아래에는 "🚀 CRM에서 확인하기" 버튼이 있습니다. 클릭하면 CRM의 리드 목록 화면(/sales/leads) 으로 바로 이동해, 접수된 문의를 곧장 확인·응대할 수 있습니다.
💡 알림 메일은 "빠른 인지"용 요약입니다. 회신·진행 이력 관리는 버튼으로 이동하는 CRM 리드 상세 화면에서 하세요. 접수된 문의는 메일과 별개로 CRM에 신규 리드로 그대로 적재됩니다.
10. 알림이 발송되는 시점과 동작 방식
10.1 발송 시점
알림은 문의가 정상 접수되어 리드로 등록된 직후 백그라운드에서 발송됩니다. 리드 등록과 알림 발송은 분리되어 있어, 알림 단계에서 문제가 생기더라도 리드 자체는 누락 없이 저장됩니다.
문의가 접수되면 리드 등록이 먼저 확정되고, 그 뒤에 적합도 평가·후속 자동화·Slack 알림·리드 수신 메일이 백그라운드로 이어집니다.
💡 백그라운드 처리가 실패해도 리드 등록 자체는 완료된 상태입니다. 알림이 오지 않았다고 리드가 유실된 것은 아니니 리드 목록에서 먼저 확인하세요.
10.2 수신자가 0명이면
수신자 목록이 비어 있으면 알림 메일은 발송되지 않습니다(건너뜀). 리드 등록 자체에는 영향이 없습니다. 알림을 받고 싶다면 최소 1명 이상을 등록해 두세요.
10.3 일부 주소만 실패할 수 있음
여러 수신자 중 특정 주소가 잘못되었거나 일시적 오류로 전달되지 않더라도, 나머지 수신자에게는 정상 발송됩니다. 발송은 수신자별로 개별 처리됩니다.
| 상황 | 결과 |
|---|---|
| 수신자 1명 이상 | 각자에게 알림 메일 발송 |
| 수신자 0명 | 발송 건너뜀(리드는 정상 등록) |
| 일부 주소 오류 | 정상 주소에는 발송, 오류 주소만 누락 |
⚠️ 알림 메일은 보조 수단입니다. 문의가 들어왔는데 메일이 안 왔더라도 리드는 CRM에 등록되어 있으니, 주기적으로 리드 목록도 함께 확인하는 운영을 권장합니다.
11. 자주 묻는 질문 & 문제 해결
Q. 설정 메뉴가 안 보여요.
이 설정은 슈퍼관리자 또는 팀장 권한에게만 노출됩니다. 일반 담당자 계정에서는 메뉴가 표시되지 않습니다. 권한 있는 담당자에게 등록을 요청하세요.
Q. 저장했는데 "저장 실패"가 떠요.
저장 권한이 없거나(일반 담당자) 일시적 오류일 수 있습니다. 권한을 확인하고, 권한이 있는데도 반복되면 잠시 후 다시 시도하세요. 실패 시 변경 내용은 반영되지 않습니다.
Q. 외부 이메일이 추가가 안 돼요.
이메일 형식이 올바른지 확인하세요(예: `이름@도메인` 형태). 형식이 맞지 않으면 추가되지 않고 안내가 표시됩니다. 또한 이미 같은 주소가 있으면 중복으로 막힙니다.
Q. 수신자를 더 넣을 수 없어요.
최대 20개 한도에 도달한 경우입니다. 불필요한 수신자를 × 로 정리한 뒤 추가하세요.
Q. 문의가 들어왔는데 알림 메일이 안 왔어요.
① 수신자 목록이 비어 있지 않은지, ② 받을 주소에 오타가 없는지, ③ 스팸함에 들어가지 않았는지 순서로 확인하세요. 알림이 없어도 문의는 CRM에 리드로 등록되어 있으니 리드 목록에서 확인할 수 있습니다.
Q. 추가/삭제만 했는데 적용이 안 됐어요.
화면에서의 추가·삭제는 저장을 눌러야 실제 반영됩니다. 저장 없이 창을 닫으면 변경은 사라집니다.
12. 운영 팁
- 알림 수신자는 핵심 응대자 2~5명으로 좁게 유지해 알림 피로와 책임 분산을 방지하세요.
- 인사이동에 대비해 공용 메일함(예: `sales@회사.example`)을 하나 포함해 두면 알림 단절을 막을 수 있습니다.
- 변경은 권한이 있는 관리자·팀장이 일괄 관리하고, 변경 사유를 팀에 공유해 두면 운영이 깔끔합니다.
- 알림 메일은 "인지"용이고, 응대·이력 관리는 CRM 리드 상세에서 한다는 역할 구분을 팀에 합의해 두세요.
- 외부 협력사를 수신자에 넣을 때는 문의에 고객 연락처 등 민감 정보가 포함될 수 있으므로 공유 범위를 신중히 판단하세요.