📤 아웃바운드 세일즈 & Slack 자동화
아웃바운드는 우리가 먼저 고객에게 다가가는 영업입니다. CRM의 아웃바운드 기능은 외부 연락처를 그룹으로 모아 관리(엑셀·구글 시트 일괄 가져오기 포함) → 수신동의 상태를 관리 → 캠페인 수신자로 연계하는 연락처 운영 도구와, Slack 채널 대화를 AI가 분석해 업무로 자동 배포하고 업무 시간을 바로 기록하는 협업 자동화 도구로 구성됩니다.
💡 진입 경로: CRM 상단 GNB 마케팅 > 오디언스 탭에서 세그먼트 / 아웃바운드 모드를 전환하거나, 아웃바운드 > 오디언스/연락처 전용 화면을 사용합니다. Slack 자동화는 워크스페이스에 봇을 초대한 뒤 슬래시 커맨드·메시지 단축키로 실행합니다.
이 문서에서 다루는 내용
- 아웃바운드 기능 전체 흐름
- 연락처 그룹 만들기
- 연락처 항목 구조 - 회사·책임자·실무자
- 직접 입력으로 연락처 추가
- 엑셀 파일로 일괄 가져오기 (헤더 자동 인식)
- 구글 시트 URL로 가져오기
- 자동 중복 제거 규칙
- 수신동의 관리와 수신거부
- 캠페인 수신자 연계
- Slack 채널 대화 AI 요약 → 업무 자동 배포
- Slack 메시지 단축키 → 단건 업무 등록
- Slack 업무 시간(공수) 입력 모달
- 운영 팁 & 자주 묻는 질문
1. 아웃바운드 기능 전체 흐름
아웃바운드 운영은 크게 연락처 관리 트랙과 Slack 협업 자동화 트랙으로 나뉩니다.
| 구분 | 핵심 화면 | 산출물 |
|---|---|---|
| 연락처 그룹 | 오디언스 > 아웃바운드 | 재사용 가능한 연락처 명단 |
| 가져오기 | 엑셀 업로드 / 구글 시트 | 자동 정제된 연락처 |
| 수신동의 | 연락처 목록 토글 | 발송 가능 대상 |
| 캠페인 연계 | 캠페인 발송 대상 | 중복 제거된 수신자 |
| Slack 요약 | 슬랙 슬래시 커맨드 | 프로젝트에 배포된 업무 |
| 공수 입력 | 슬랙 슬래시 커맨드 | 등록된 업무 시간 기록 |
2. 연락처 그룹 만들기
연락처 그룹은 외부 연락처를 묶는 단위입니다. 예를 들어 "2024 Q2 제조업체", "전시회 명함 리스트"처럼 캠페인 대상이나 수집 출처별로 구분해 둡니다.
2.1 그룹 목록 화면
화면 왼쪽에 그룹 목록, 오른쪽에 선택한 그룹의 연락처 목록이 나란히 표시됩니다.
2.2 그룹 생성
- 그룹 목록 상단의 + 버튼을 누릅니다.
- 그룹명(필수)과 설명(선택)을 입력하고 만들기를 누릅니다.
| 항목 | 필수 | 설명 |
|---|---|---|
| 그룹명 | 예 | 목록에 표시되는 이름 (예: 2024 Q2 제조업체) |
| 설명 | 아니오 | 그룹 용도·출처 메모 |
2.3 그룹 카드 표시 정보
| 표시 | 의미 |
|---|---|
| 그룹명 / 설명 | 입력한 이름과 메모 |
| N명 | 그룹에 포함된 전체 연락처 수 |
| 수신동의 N | 수신동의 상태인 연락처 수 |
⚠️ 그룹을 삭제하면 그 그룹에 포함된 모든 연락처가 함께 삭제되며 되돌릴 수 없습니다.
3. 연락처 항목 구조: 회사·책임자·실무자
연락처 한 건에는 회사 정보 + 두 명의 담당자(과재 책임자·실무 담당자) 정보가 함께 담깁니다. 한 회사에 의사결정 책임자와 실무 담당자를 각각 보관할 수 있어, 발송 시 두 이메일을 모두 활용할 수 있습니다.
3.1 회사 정보
| 필드 | 설명 |
|---|---|
| 업체명 | 회사명 (필수) |
| 지역 | 서울, 경기 등 |
| 분류 | 제조·IT·유통 등 업종 구분 |
| 판매상품 | 취급 상품·제품 |
| 홈페이지 | 회사 웹사이트 URL |
| 주소 | 회사 주소 |
3.2 과재 책임자 / 실무 담당자
| 필드 | 책임자 | 실무 담당자 |
|---|---|---|
| 이름 | ○ | ○ |
| 전화번호 | ○ | - |
| 핸드폰 | ○ | ○ |
| 이메일 | ○ | ○ |
💡 책임자와 실무자가 같은 사람이면(이름 또는 이메일이 동일) 한 명으로 정리됩니다. 가져오기 단계에서 자동으로 합쳐 중복 발송을 방지합니다.
4. 직접 입력으로 연락처 추가
연락처를 한 건씩 손으로 추가하거나 수정할 때 사용합니다.
- 연락처 목록 상단의 직접 입력을 누릅니다.
- 회사 정보 → 과재 책임자 → 실무 담당자 순서로 입력합니다.
- 업체명만 필수이며 나머지는 선택입니다.
- 추가를 누르면 목록에 반영됩니다.
| 그룹 | 입력 항목 |
|---|---|
| 회사 정보 | 업체명(필수) · 지역 · 분류 · 판매상품 · 홈페이지 · 주소 |
| 과제 책임자 | 이름 · 전화 · 핸드폰 · 이메일 |
| 실무 담당자 | 이름 · 핸드폰 · 이메일 |
책임자와 실무자의 이메일이 서로 다르면 둘 다 수신자가 됩니다.
💡 기존 연락처를 수정하려면 목록의 연필 아이콘을 누릅니다. 직접 입력으로 추가한 연락처는 목록의 등록 열에 "수동"으로 표시됩니다.
5. 엑셀 파일로 일괄 가져오기
명함·영업 리스트를 엑셀로 관리한다면 파일을 그대로 올려 한 번에 가져올 수 있습니다. 컬럼 이름을 정해진 양식에 맞추지 않아도 헤더를 자동으로 인식합니다.
5.1 업로드 흐름
| 단계 | 내용 |
|---|---|
| ① 파일 선택 | .xlsx / .xls (최대 20MB) |
| ② 시트 선택 | 여러 시트 중 가져올 탭을 고릅니다. 인식된 헤더를 미리 볼 수 있습니다 |
| ③ 가져오기 | 헤더 자동 인식 + 중복 제거 후 등록. "N건 가져오기 완료" 안내 |
- 엑셀 업로드를 누르고 `.xlsx` 또는 `.xls` 파일을 선택합니다.
- 파일 안의 시트 목록과 각 시트의 행 수가 표시됩니다. 가져올 시트를 고릅니다.
- 선택한 시트에서 인식된 헤더를 미리 확인한 뒤 가져오기를 누릅니다.
5.2 자동 헤더 인식
업로드한 시트의 첫 10개 행 중 컬럼명이 가장 많이 인식되는 행을 헤더로 자동 판단합니다. 표 위에 제목·설명 행이 있어도 실제 헤더 행을 찾아냅니다. 컬럼명은 한글·영문을 폭넓게 인식합니다.
| 인식되는 항목 | 인식되는 컬럼명 예시 |
|---|---|
| 지역 | 지역, region |
| 업체명(필수) | 업체명, 회사명, company |
| 판매상품 | 판매상품, 상품, 제품, product |
| 홈페이지 | 홈페이지, 웹사이트, 사이트, url |
| 주소 | 주소, address |
| 책임자 이름 | 과재책임자, 책임자, 과장 |
| 책임자 전화 | 전화번호, 유선전화, 대표전화 |
| 책임자 핸드폰 | 핸드폰(책임), 책임자 휴대폰 |
| 책임자 이메일 | 이메일(책임), 책임자 이메일 |
| 실무자 이름 | 실무담당자, 담당자, 실무자 |
| 실무자 핸드폰 | 핸드폰(실무), 담당자 핸드폰 |
| 실무자 이메일 | 이메일(실무), 담당자 이메일 |
💡 업체명(또는 회사명) 컬럼은 반드시 있어야 합니다. 업체명이 비어 있는 행은 가져오지 않습니다.
| 제한 | 값 |
|---|---|
| 파일 형식 | .xlsx / .xls |
| 최대 크기 | 20MB |
| 다중 시트 | 지원 (한 번에 한 시트 선택) |
⚠️ 컬럼명이 특이해서 인식되지 않으면 가져오기 결과가 "가져올 데이터 없음"으로 나올 수 있습니다. 이때는 컬럼명을 위 예시에 맞게 바꾸거나, 가장 확실한 업체명 컬럼 이름을 정리한 뒤 다시 시도하세요.
6. 구글 시트 URL로 가져오기
엑셀 파일을 내려받지 않고 구글 스프레드시트 링크를 그대로 입력해 가져올 수 있습니다.
- 구글 시트를 누르고 스프레드시트 URL을 붙여넣습니다.
- 가져오기를 누르면 시트를 읽어 헤더 자동 인식·중복 제거 후 등록합니다.
6.1 공유 설정 (중요)
| 조건 | 설명 |
|---|---|
| 공유 권한 | "링크가 있는 사용자 모두 - 뷰어"로 공개되어 있어야 함 |
| 탭 선택 | 기본은 첫 번째 탭. 특정 탭은 URL의 `#gid=...` 부분으로 지정 |
⚠️ 시트가 비공개이거나 로그인이 필요한 상태면 "구글 시트에 접근할 수 없습니다. 시트 공유 설정을 '링크가 있는 사용자 모두 - 뷰어'로 변경하세요."라는 안내가 나옵니다. 시트 공유 설정을 먼저 공개로 바꾼 뒤 다시 시도하세요.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| URL | 구글 스프레드시트 주소를 붙여 넣습니다 |
| 공개 설정 | "링크가 있는 사용자 모두" 로 공개되어 있어야 합니다 |
| 탭 선택 | 여러 탭이 있으면 첫 번째 탭을 가져옵니다. 특정 탭은 URL에 #gid=… 를 포함하세요 |
⚠️ 공개 설정이 되어 있지 않으면 가져오기가 실패합니다. 시트 권한을 먼저 확인하세요.
7. 자동 중복 제거 규칙
엑셀·구글 시트 가져오기 시 이미 같은 그룹에 있는 사람과 중복되는 연락처는 자동으로 걸러집니다. 같은 명단을 다시 올려도 중복 인원이 쌓이지 않습니다.
7.1 동일인으로 판단하는 기준
다음 중 하나라도 일치하면 같은 사람으로 봅니다.
| 기준 | 판단 방식 |
|---|---|
| 이메일 동일 | 이메일 주소가 같음 (전체 범위) |
| 회사 + 이름 동일 | 같은 회사 안에서 이름이 같음 |
| 이름 + 전화 동일 | 이름과 전화번호가 같음 |
| 이름 + 이메일 동일 | 이름과 이메일이 같음 |
7.2 처리 방식
| 상황 | 처리 |
|---|---|
| 책임자만 중복 | 책임자 정보는 비우고 실무자만 등록 |
| 실무자만 중복 | 실무자 정보는 비우고 책임자만 등록 |
| 책임자·실무자 모두 중복 | 그 행 전체를 건너뜀(스킵) |
| 책임자=실무자 동일인 | 한 명으로 합쳐 등록 |
가져오기가 끝나면 "N건 가져오기 완료" 와 함께 건너뛴 중복 건수가 함께 집계됩니다.
💡 전화번호는 공백·하이픈·괄호를 무시하고 비교하므로 `010-1234-5678`과 `01012345678`을 같은 번호로 인식합니다.
8. 수신동의 관리와 수신거부
외부 연락처에 마케팅 메일을 보내려면 수신동의(마케팅 수신 동의) 상태가 켜져 있어야 합니다.
8.1 수신동의 토글
연락처 목록의 수신동의 열에서 스위치를 켜고 끌 수 있습니다. 끄면 수신거부 상태가 되고, 끈 시점이 함께 기록됩니다.
| 상태 | 의미 | 발송 |
|---|---|---|
| 수신동의 ON | 마케팅 수신 동의 | 발송 대상 포함 |
| 수신동의 OFF(수신거부) | 수신 거부 | 발송에서 제외 |
8.2 필터·검색
| 도구 | 기능 |
|---|---|
| 검색 | 업체명·책임자·실무자·이메일로 부분 검색 |
| 수신동의 필터 | 전체 / 수신동의 / 수신거부 로 좁혀 보기 |
8.3 발송 메일에서 수신거부
마케팅 메일을 받은 수신자가 메일 안의 수신거부 링크를 누르면, 해당 이메일이 들어간 연락처가 자동으로 수신거부 처리됩니다. 이후 발송에서는 자동 제외됩니다.
⚠️ 신규로 가져온 연락처는 기본적으로 수신동의 ON 상태로 등록됩니다. 동의 여부가 불확실한 명단은 발송 전에 수신동의 상태를 점검하세요.
9. 캠페인 수신자 연계
아웃바운드 그룹은 마케팅 캠페인의 발송 대상으로 바로 사용할 수 있습니다. 캠페인 발송 대상에서 아웃바운드 그룹을 선택하면 그룹의 연락처가 수신자로 들어갑니다.
9.1 수신자 산출 규칙
| 규칙 | 설명 |
|---|---|
| 수신동의만 포함 | 수신동의 ON인 연락처만 수신자가 됨 |
| 두 이메일 모두 사용 | 책임자·실무자 이메일을 각각 별도 수신자로 처리 |
| 이메일 중복 제거 | 같은 이메일 주소는 한 번만 발송 |
| 이메일 없으면 제외 | 이메일이 없는 연락처는 발송 대상 아님 |
💡 캠페인 작성·발송, 머지 태그(개인화), 반응 추적의 자세한 사용법은 별도 문서 마케팅 캠페인을 참고하세요. 아웃바운드 그룹은 그 문서의 "발송 대상 - 아웃바운드 그룹"에 해당합니다.
10. Slack 채널 대화 AI 요약 → 업무 자동 배포
Slack 채널에 흩어진 대화를 AI가 분석해 해야 할 업무를 뽑아내고, 알맞은 프로젝트에 자동으로 배포합니다. 팀이 채팅으로 주고받은 요청을 일일이 옮겨 적지 않아도 됩니다.
10.1 실행 방법
워크스페이스에 봇을 채널로 초대한 뒤(`/invite`), 다음 두 가지 방법으로 실행합니다.
| 방법 | 동작 |
|---|---|
| 슬래시 커맨드(프로젝트명 없이) | 채널·대상 프로젝트를 고르는 선택 창이 뜸 |
| 슬래시 커맨드 + 프로젝트명 | 그 프로젝트에 매핑된 채널을 즉시 분석 |
| 글로벌 단축키 | 채널 선택 창을 열어 분석 시작 |
10.2 분석 흐름
- 대상 범위: 마지막으로 분석한 시점 이후의 새 대화만 읽습니다. 처음 실행하는 채널은 자동으로 최근 7일로 제한합니다.
- 사람 메시지만 분석: 봇·알림·입장/퇴장 같은 시스템 메시지는 제외하고 팀원이 직접 쓴 메시지만 분석합니다.
- 업무 추출: 각 업무에서 제목, 상세 설명, 담당자, 마감일, 대상 프로젝트를 뽑아냅니다.
- 마감일 자동 변환: "이번 주 금요일", "다음 주 월요일", "내일"처럼 상대 표현을 실제 날짜로 변환합니다.
- 담당자 매칭: 대화 속 멘션(@사용자)을 1순위로, 발화자 이름을 2순위로 사용해 구성원과 연결합니다.
- 프로젝트 배포: 프로젝트를 지정했으면 그곳에, 아니면 추출된 키워드로 프로젝트를 찾아 업무를 등록합니다.
10.3 추출되는 업무 정보
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 업무 제목 | 간결한 한 줄 요약 |
| 상세 설명 | 업무 맥락 |
| 담당자 | 멘션 또는 발화자 이름으로 구성원 연결 |
| 마감일 | 상대 표현을 절대 날짜(연-월-일)로 변환 |
| 대상 프로젝트 | 지정값 또는 대화에서 유추한 프로젝트 |
10.4 채널 ↔ 프로젝트 매핑 기억
채널 선택 창에서 대상 프로젝트를 함께 고르면 그 채널과 프로젝트의 연결이 저장됩니다. 다음부터 같은 프로젝트명으로 커맨드를 실행하면 채널을 다시 고르지 않고 바로 분석합니다.
10.5 결과 브리핑
분석이 끝나면 채널에 결과가 회신됩니다.
✨ 총 5건의 업무를 분석했습니다. | 대상 프로젝트: 라온 리뉴얼
(마지막 동기화 이후 대화 위주로 요약되었습니다.)
>
✅ 자동 배포 성공 (4건)
- [라온 리뉴얼 - 내부업무] 메인 배너 시안 2종 제작
- [라온 리뉴얼 - 내부업무] 결제 모듈 연동 테스트
| 결과 | 의미 |
|---|---|
| 자동 배포 성공 | 프로젝트의 업무 목록에 등록 완료 |
| 매핑 실패 | 프로젝트를 찾지 못해 보관함에만 적재 |
💡 봇이 채널에 없으면 분석이 실패하고 "봇이 채널에 초대되어 있지 않습니다"라는 안내가 옵니다. 채널에서 봇을 초대(`/invite`)한 뒤 다시 실행하세요.
⚠️ 매핑 실패는 보통 프로젝트명 키워드가 실제 프로젝트명과 다를 때 발생합니다. 커맨드에 정확한 프로젝트명을 함께 입력하거나, 채널 선택 창에서 대상 프로젝트를 직접 골라 매핑을 저장하면 다음부터 안정적으로 배포됩니다.
11. Slack 메시지 단축키 → 단건 업무 등록
채널 전체가 아니라 특정 메시지 하나를 골라 즉시 업무로 등록할 수 있습니다.
- Slack에서 업무로 만들 메시지의 메시지 단축키(... 메뉴) 를 엽니다.
- 업무 등록 동작을 선택합니다.
- 그 메시지를 포함한 최근 대화 맥락을 AI가 함께 읽어 업무 제목·설명·담당자·마감일을 추출합니다.
- 등록 결과가 원본 메시지의 스레드에 답글로 달립니다.
✨ AI가 대화를 분석하여 업무를 등록했습니다!
- 업무명: 라온 메인 배너 시안 회신
- 담당자: 박OO
- 마감일: 2026-06-12
- 설명: 시안 2종 중 1안으로 확정, 모바일 비율 추가 요청
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 업무명 | 대화 요약 제목 |
| 담당자 | 대화에서 파악된 담당자(없으면 미지정) |
| 마감일 | 언급된 마감일(없으면 미지정) |
| 설명 | 업무 상세 |
💡 메시지 단축키 등록은 단건, 슬래시 커맨드 요약은 채널 단위 일괄 처리입니다. 한 건만 빠르게 남길 때는 메시지 단축키, 회의·논의 전체를 정리할 때는 채널 요약을 쓰세요.
12. Slack 업무 시간(공수) 입력 모달
팀원이 Slack에서 슬래시 커맨드로 그날 작업한 시간을 바로 기록할 수 있는 입력 창입니다. 파트너포털에 들어가지 않고도 공수를 남길 수 있습니다.
12.1 입력 단계
직무를 고르면 그 아래 카테고리, 다시 작업 유형이 차례로 나타나는 단계식 선택입니다.
| 입력 항목 | 설명 |
|---|---|
| 작업 날짜 | 공수를 기록할 날짜 |
| 프로젝트 | 대상 프로젝트 선택 |
| 직무 분류 | 기획·디자인·개발 등 |
| 공수 | 시간 단위 입력 |
슬래시 커맨드를 입력하면 Slack 안에서 이 모달이 열리고, 저장하면 해당 프로젝트의 업무 시간으로 기록됩니다.
12.2 입력 항목
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 작업 날짜 | 기본은 오늘. 과거 날짜 선택 가능 |
| 프로젝트 | 본인이 속한 프로젝트 우선 표시(없으면 전체) |
| 직무 분류 → 카테고리 → 작업 유형 | 단계식으로 좁혀서 선택 |
| 소요 시간 | 0.1 ~ 24 사이, 소수점 가능(예: 1.5) |
12.3 여러 건 한 번에 등록
| 버튼 | 동작 |
|---|---|
| 항목 추가 | 현재 입력한 한 줄을 목록에 쌓음(여러 건 누적) |
| 어제와 같은 업무 | 어제 등록한 업무를 그대로 오늘로 복사 |
| 전체 등록 | 쌓인 항목 전체를 한 번에 저장 |
입력 창 상단에는 그날 이미 등록된 시간과 이번에 입력 대기 중인 시간 합계가 함께 표시되어 누락·중복 입력을 줄여줍니다.
💡 직무 → 카테고리 → 작업 유형을 모두 고르고 소요 시간을 채워야 항목이 추가됩니다. 빠진 항목이 있으면 본인에게만 보이는 안내 메시지로 알려줍니다.
⚠️ 소요 시간은 0.1시간 이상 24시간 이하만 입력할 수 있습니다. 범위를 벗어나면 저장되지 않습니다.
13. 운영 팁 & 자주 묻는 질문
운영 팁
- 연락처는 출처·시즌별로 그룹을 나눠 관리하면 캠페인 대상 선택이 쉬워집니다.
- 같은 명단을 다시 올려도 중복은 자동 제거되므로, 업데이트된 시트를 통째로 재업로드해도 안전합니다.
- 발송 전에는 항상 수신동의 필터로 발송 가능 대상 규모를 확인하세요.
- Slack 채널 요약은 핵심 협업 채널부터 적용하고, 채널↔프로젝트 매핑을 한 번 저장해 두면 이후 실행이 빨라집니다.
- 회의·논의가 끝난 직후 채널 요약을 실행하면 업무 누락 없이 정리됩니다.
자주 묻는 질문
Q. 엑셀에 제목 줄이나 안내 행이 위에 있어도 가져올 수 있나요?
네. 위쪽 몇 줄을 건너뛰고 실제 헤더(컬럼명) 행을 자동으로 찾습니다. 단, 업체명(회사명) 컬럼은 반드시 있어야 합니다.
Q. 같은 파일을 두 번 올리면 연락처가 두 배가 되나요?
아니요. 이메일·이름·전화·회사 기준으로 중복을 자동 제거하므로 이미 있는 사람은 다시 등록되지 않습니다.
Q. 한 회사에 책임자와 실무자가 같은 사람이면 두 번 발송되나요?
아니요. 이름이나 이메일이 같으면 한 명으로 합쳐지고, 캠페인 수신자 산출 시에도 같은 이메일은 한 번만 발송됩니다.
Q. Slack 요약이 "새로운 대화가 없습니다"라고 나옵니다.
마지막 분석 시점 이후 팀원이 쓴 새 메시지가 없을 때 나옵니다. 봇·시스템 메시지는 분석 대상에서 제외됩니다.
Q. Slack에서 추출한 업무의 담당자가 비어 있어요.
대화에 멘션(@사용자)이나 명확한 담당자 언급이 없으면 담당자가 미지정으로 등록됩니다. 등록 후 업무 목록에서 담당자를 지정하세요.
Q. "어제와 같은 업무"가 안 불러와집니다.
어제 날짜에 등록된 업무가 없거나, Slack 계정이 Sufly 구성원과 연결되지 않은 경우입니다. 어제 등록 내역이 있는지, 계정 연결이 되어 있는지 확인하세요.